Elektronisches Briefpapier reiht sich ein in eine ganze Reihe elektronischer Wort-Kommunikation – es gibt elektronische Briefkästen (E-Mail-Adressen), Postämter (Provider), und Internet-Briefmarken.

Elektronisches Briefpapier tut sich manchmal schwer, wie einst der Kopfbogen oder das Büttenpapier als besonders edles Trägermaterial, Anerkennung und Verbreitung zu finden, dabei kann es naturgemäß nach dem Durchlaufen seines digitalen Entwicklungsweges erheblich mehr als sein Vorfahre aus Zellstoff.

Briefpapier – Integraler Bestandteil der Außenwirkung eines Unternehmens

Die Korrespondenz eines Unternehmens ist zusammen mit dem WEB-Auftritt immer noch sein wichtigstes Aushängeschild. 

Im Gegensatz zur WEB-Seite, ist die Korrespondenz für die gesamte Dauer einer Beziehung ein Maß für die Umgangsart mit Partnern, Kunden oder schlicht Mitbürgern. Respekt, Verbindlichkeit, Korrektheit und Gaubwürdigkeit einer Botschaft lassen sich nicht allein über das Wort vermitteln, sondern werden erst mit dem „Gesamtpaket“ authentisch. Die Beherrschung des Wortes indes bleibt auch weiterhin Ihr Hoheitsgebiet und wird durch dieses leistungsfähige Werkzeug nicht vereinnahmt.

Welchen Nutzen stiftet elektronisches Briefpapier?

Der Firmenauftritt, das Corporate Identity (CI) und die Wiedererkennbarkeit Ihres Unternehmens werden erheblich gesteigert. Sie werden die Wirkung dieses Arbeitsmittels auch in der gelebten inneren Kommunikation Ihrer Mitarbeiter und in der firmeninternen Business-Sprache merken. 

Verwaltungsprozesse im firmeninternen Datenverkehr werden nicht nur optimiert, sondern homogener abgewickelt. Der Dokumenten-Workflow wird bei geschicktem Einsatz von elektronischem Briefpapier optimiert. Lassen sich doch mit der Vorlage bereits Aussagen über die Weiterverwendung eines Dokumentes verknüpfen. 

Korrespondenz ist kein rechtsfreier Raum!

Die Rechtskonformität von Geschäftspost ist kein ungeregeltes Allgemeingut! 

Eine ganze DIN-Vorschrift, die DIN 5008, (hier der Link zum, Wikipedia-Artikel dazu) setzt sich mit dieser Thematik auseinander. Hier können Sie allein mit einem gut durchgestalteten elektronischen Kopfbogen erhebliche Prüfaufwände vermeiden. 

Diese DIN läßt dem Unternehmen viele Gestaltungsfreiheiten. Korrekt ausgefüllte Pflichtfelder zu den Unternehmensangaben und dazu gehörige Formatierungsvorgaben helfen Ihnen, mißliche Auseinandersetzungen mit Partnern und Ämtern zu vermeiden. 

Die zunehmende Digitalisierung versucht auch internationale Richtlinien für die automatische Erkennung von Adreßfeldern, Firmenangaben, Bankverbindungen und Zahlen wie Datum und Telefonnummer zu etablieren, die einen schnelleren automatisierten Datenerfassungsprozeß ermöglicht. So ist z.B. eine Telefonnummer ab sofort mit einer (0) nicht mehr im Briefkopf oder -fuß zulässig. 

Nutzen Sie eine eleketronische Variante des Briefpapiers, können sich für jeden Zweck und Inhalt angepaßte Briefbögen einrichten und zu der dazugehörigen Korrespondenz kontextsensitiv zumischen. Der Inhalt, etwa die Rechnung aus Ihrem Warenwirtschaftssystem, sitzt dann z.B. perfekt im elektronischen Kopfbogen, unterlegt mit Wasserzeichen und ist umseitig schon versehen mit Ihren AGB. 

Für falsche oder fehlende Angaben bei geschäftlicher Korrespondenz können übrigens Bußgelder bis 5.000 Euro eingefordert werden. Neben dieser gesetzlich festgelegten Strafzahlung können durchaus auch private Haftungen in Frage kommen, wie der längst ausgeschiedene Geschäftsführer, der aufgrund falscher Angaben auf den offiziellen Firmenkopfbögen zur Haftung herangezogen wurde.    

Die Vorteile des PDF-Papiers liegen eindeutig in der Kombination der Gestaltungsfreiheit mit der Sicherheit immer aktueller Angaben.

  • Sie genießen die volle Unterstützung des PDF-Systems und haben die freie Wahl bei der Auswahl der Gestaltungsmittel vom einfachen Word angefangen bis zur Einbindung der Vorlagen Ihres Werbedesigners.
  • Sie erhalten eine nie dagewesene Flexibilität bei Auswahl, Wechsel, Neugestaltung und Weiterverarbeitung ihrer Dokumente über Drucker, E-Mail-System bis hin zur Archivierung und dies alles mit gleichem TOP-Erscheinungsbild!
  • Einmal eingerichtet, steht Ihnen immer korrektes Briefpapier zur Verfügung
  • Sie erhalten DIN-konforme Rechtssicherheit nach vorheriger korrekter Gestaltung der Vorlagen.
  • Sie können mit geringem Aufwand auch abteilungsbezogene Kopfbögen und Vorlagen zum Einsatz bringen, so daß Kunden eines Unternehmens sofort erkennen, aus welchem Bereich sie Dokumente erhalten. Bei den meisten Unternehmen hat immer noch die Mahnung aus dem Bereich Buchhaltung den höchsten Wiedererkennungs-wert.  Die Anschreiben des Kundenbetreuers haben es erheblich schwerer und könnten hier Unterstützung finden.

Eine generell nicht zwingend mit dem digitalen elektronischen Briefpapier verbundene Eigenschaft ist die automatische Erkennung von Korrespondenzinhalten und deren Auswertung. Das automatische Zuweisen von Briefpapier, Zusatzinformationen aus dem Dateninhalt und weitere Selektionen über Steuerzeichen sind die hohe Form der Verbindung von Druckinhalt und elektronischem Briefpapier zu einem Dokument. 

  • Sie können aus den vorhandenen Datensätzen etwa bei Sammelbelegen beliebige Dateninhalte übernehmen und über Steuerzeichen Mailadressen und adressspezifische Felder auswerten.
    Diese lassen sich an das fertige Dokument weitergeben oder für die Steuerung der Weiterverarbeitung der Korrespondenz verwenden.
    Hier könnte das System z.B. unterscheiden, ob das Dokument gedruckt, versendet oder archiviert werden soll.
  • Elektronisches Papier läßt sich in Firmen zentral auf Servern verwalten und an die Firmenstruktur mit Abteilungen und Bereichen anpassen.
  • Ist Ihr elektronisches Briefpapier-Tool so intelligent, dann arbeiten Sie professionell! Durch einmaliges Einrichten der Befehle ersparen Sie Ihren Mitarbeitern und Ihrem Unternehmen Zeit, Geld & Nerven. 

Wem nutzt also elektronisches Briefpapier?

Elektronisches Briefpapier ist kein Wunderprodukt und bereits für alle geeignet, die Wert auf ein ordentliches Erscheinungsbild ihrer Post bis hin zu einem professionellen Auftritt legen. 

In der Geschäftswelt ist es aufgrund seiner technischen Anspruchslosigkeit gegenüber dem Anwender und seiner problemlosen Beschaffbarkeit ein Werkzeug für alle Unternehmensformen, vom Handwerker bis zum Konzern. 

Grundsätzlich ist das elektronische Briefpapier ein nützliches Arbeitsmittel für alle Mitarbeiter eines Unternehmens vom Geschäftsführer angefangen bis hin zu Vertriebs- und Verwaltungsmitarbeitern. Wer im kaufmännischen Bereich Angebote oder Verträge aufsetzen muß, will sich nicht bei jedem Dokument mit Gestaltungsfragen auseinandersetzen müssen. 

Es betrifft Freischaffende, Kleinselbständige, schlicht alle, die nach der niedergeschriebenen Botschaft die Enter-Taste drücken und danach ein brauchbares Dokument in die Hand bekommen wollen. Wer noch ein wenig nach vorn schaut, kann sich mit dem geeigneten elektronischen Briefpapier-Tool auch die ZUGFeRD-Option erschließen. Dieses Rechnungsformat erlaubt es, ZUGFeRD-Rechnungsdaten in strukturierter Weise zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Rechnungsempfänger sind dadurch in der Lage, die Belegdaten direkt in die Unternehmenssoftware zu übernehmen. Wer größere Mengen Post zu versenden hat, findet mit dem geeigneten Tool schließlich den Zugang zum elektronischen Postservice mit Frankier- & Versandservice, elektronischer Briefmarke, sowie weiteren Diensten. 

Wie funktioniert elektronisches Briefpapier?

Elektronisches Briefpapier ist im einfachsten Fall ein Programm, das Briefpapier, wie Kopfbögen, Formulare, Hintergrundbilder in meist PDF- oder PDF/A-Form darstellt. Es muß ferner eine Funktion bieten, die es ermöglicht ein Nutzdokument mit dem Briefpapier zu verbinden. Dabei wird das Briefpapier unter das Nutzdokument gemischt, so daß es wie ein klassisch auf Kopfbogen gedrucktes Dokument aussieht. 

Hier kommt bereits ein Vorteil der Digitalisierung zum Tragen. Es gibt keinen seitlichen Versatz, Winkelfehler durch schräg eingelegtes Papier oder Versatz durch unterschiedlich hohen Druckbeginn. Auch auf dem Kopf stehende Dokumente durch falsch herum eingelegtes Papier oder Papierstaufehler gehören der Vergangenheit an. Da letztlich hinter dem elektronischen Briefpapier eine Computersoftware steht, die naturgemäß Programmierer nicht auf einem althergebrachten Niveau an den Kunden weitergeben, enthalten diese Programme nützliche Zusatzfunktionen.  

Solche Funktionen sind der E-Mailversand, die Übernahme von Daten aus dem Ausgangsdokument, die Weiterverarbeitung über Steuerzeichen, sowie Schnittstellen zu anderen Programmen und Diensten. Hier ist der Spielraum nahezu grenzenlos und Ihre individuellen Ansprüche bestimmen, welch ein Produkt zur Bereitstellung elektronischen Briefpapiers zum Einsatz kommt.